[:pb]Hoje muito se fala na Quarta Revolução Industrial (Indústria 4.0). A maioria das indústrias escolhe utilizar formulários em papel * por considerar essa a opção mais barata e adaptável ao chão de fábrica. Mas será que é mesmo?

Neste post vamos ver os 5 perigos em utilizar formulários em papel no chão de fábrica.

Vamos lá?

1.     Espaço para armazenar os registros

De acordo com a ISO 9001:2015

Registros devem ser estabelecidos e mantidos para prover evidências da conformidade com os requisitos e da operação eficaz do sistema de gestão da qualidade. Registros devem ser mantidos legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis. Um procedimento documentado deve ser estabelecido para definir os controles necessários para identificação, armazenamento, proteção, recuperação, tempo de retenção e descarte dos registros da qualidade.

Isso quer dizer que cada registro tem um período de permanência determinado.

Imagine o seguinte:

• Uma fábrica tem 5 linhas de produção que trabalham 24×7.
• Cada linha preenche 3 formulários em papel por turno, um número consideravelmente pequeno.
• Os registros devem ser armazenados por 5 anos, um período também baixo.

Ao final do ano seriam 16.425 formulários em papel que devem ser armazenados. Em 5 anos seriam 82.125 formulários que devem ser armazenados.

E com software de Qualidade?

Todos os dados ficam armazenados em um banco de dados centralizado em um servidor.

2.     Demora para agir às reclamações de cliente

Vamos considerar que você recebeu uma reclamação de cliente, sobre um lote de produto feito há 6 meses. Pra você iniciar o estudo da causa do problema e poder responder ao cliente, precisa buscar os formulários em papel com os registros daquele lote, certo?

Isso quer dizer que precisa buscar todos os papeis necessários na sala que armazena todos os registros.

Imagine que no caso da sua empresa, os formulários em papel são armazenados localmente por 1 mês e posteriormente encaminhados para a matriz. Ou seja, nesse caso, o processo vai demorar um pouco mais que o normal.

* Esse cenário pode ser comparado com uma auditoria. Já vimos os 5 passos para uma auditoria da qualidade tranquila.

E com software de Qualidade?

É possível encontrar todas as informações necessárias com apenas alguns cliques. Além disso, é possível analisar e comparar os dados em diversas opções de gráficos e relatórios, para facilitar a tomada de ação.

3.     Perda de insights importantes do chão de fábrica

Dados estão disponíveis “aos montes” no chão de fábrica: dados relacionados a qualidade do produto, dados de produção ou rastreabilidade. Esses dados só ganham significado quando o utilizamos para algum fim, quando os analisamos, aprendemos mais sobre o processo com eles e os utilizamos para tomar ações.

No post Dados de Qualidade no chão de fábrica – não os desperdice, contamos o case de um cliente que se beneficiou dos dados coletados no chão de fábrica para reduzir seus custos com matéria prima – principal custo do processo nesse caso. A análise dos índices de capacidade que levou a empresa a ter esse insight foi amplamente facilitada pelo uso do software InfinityQS.

Ao coletar dados em formulários de papel, esses insights ficam muito limitados, já que dependem de cálculos que serão feitos manualmente ou da digitação desses dados para alguma ferramenta de análise, como o Excel ou Minitab.

E com software de Qualidade?

É possível disponibilizar várias outras informações nos Gráficos de Controle, como índices de capacidade e performance (que podem trazer insights valiosos). Também é possível ser  notificado quando algum valor estiver fora da especificação ou quando o comportamento do processo violar alguma regra de alarme nos Gráficos de Controle.

4.     Demora para agir a um problema

Na maioria das indústrias que preenchem todos os dados em formulário em papel, eles apenas são plotados no Gráfico de Controle e analisados no final do turno. No pior dos cenários, apenas no final de uma semana inteira de produção.

Se aconteceu algum problema no início do turno e não foi identificado “de cara”, os responsáveis serão notificados apenas no final do turno e terão que retrabalhar a produção.

E com software de Qualidade?

Quando algum valor estiver fora de especificação, fora de controle ou apresentar uma tendência, os responsáveis são notificados imediatamente para tomar alguma ação.

As informações estão online e todos os envolvidos tem acesso a elas em tempo real, uma vez que todos os dados ficam centralizados. É possível analisar os dados de produção em qualquer local da fábrica, ou até mesmo fora dela realizando um acesso remoto.

5.     Dificuldade para calcular os Limites de Controle

Já vimos a importância de trabalhar com Limites de Controle, que representam os limites naturais de comportamento do processo, ou a “Voz do Processo”.

Quando o controle de qualidade de um processo de manufatura baseia-se no Controle Estatístico de Processos, os Limites de Controle serão calculados para entender o comportamento do processo e do que ele é capaz sob certas condições.

Assim é possível ter previsibilidade e antecipar problemas. Ao longo do tempo isso ajuda a empresa a acumular conhecimento sobre o processo e minimizar problemas.

Calcular os Limites de Controle manualmente é uma tarefa trabalhosa, é preciso colocar “a mão na massa” para realizar esses cálculos! Além disso, ao calcular manualmente, erros conceituais como utilizar o desvio padrão global no cálculo dos Limites de Controle podem acabar acontecendo, como discutimos nesse post.

E com software de Qualidade?

Os Limites de Controle são calculados automaticamente e se atualizam conforme o andamento do processo. É possível trabalhar com limites especiais, Limites de Controle Econômicos, processamentos avançados como CUSUM e EWMA com facilidade.

Formulários em papel são mesmo mais baratos?

Vimos 5 dificuldades que a utilização de formulários em papel trazem, mas também temos uma planilha que vai te ajudar a calcular quanto você pode economizar com a utilização de software de CEP.

Agora queremos saber:

Se você utiliza formulários em papel para preencher os registros, qual sua opinião sobre isso? Tem algum outro item que acredita ser “problemático”?

Conte para a gente nos comentários!

*Fonte:  4 Steps to Convert from Paper-based to Electronic Recordkeeping publicado no blog de InfinityQS, parceiro da HarboR

[:es]Hoy mucho se habla de la Cuarta Revolución Industrial (Industria 4.0).

La mayoría de las industrias hacen esta elección por considerar esta la opción más barata y adaptable al suelo de fábrica. Pero, ¿es verdad?

En este post vamos a ver los 5 peligros en utilizar formularios en papel en el piso de fábrica.

¿Vamos allá?

1. Espacio para almacenar los registros

De acuerdo con la ISO 9001: 2015

Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos y la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad. Los registros deben mantenerse legibles, fácilmente identificables y recuperables. Se debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y eliminación de los registros de calidad.

Esto quiere decir que cada registro tiene un período de permanencia determinado.

Imagine lo siguiente:

• Una fábrica tiene 5 líneas de producción que trabajan 24×7.
• Cada línea rellena 3 formularios en papel por turno, un número bastante pequeño.
• Los registros deben ser almacenados por 5 años, un período también bajo.

Al final del año serían 16.425 formularios en papel que deben ser almacenados. En 5 años serían 82.125 formas que se deben almacenar.

Y con software de calidad?

Todos los datos se almacenan en una base de datos centralizada en un servidor.

2. Demora para actuar a las reclamaciones de clientes

Vamos a considerar que usted recibió una reclamación de cliente, sobre un lote de producto hecho hace 6 meses. Para empezar el estudio de la causa del problema y poder responder al cliente, necesita buscar los formularios en papel con los registros de aquel lote, ¿verdad?

Esto quiere decir que necesita buscar todos los papeles necesarios en la sala que almacena todos los registros.

Imagine que en el caso de su empresa, los formularios en papel se almacenan localmente por 1 mes y posteriormente se reenvían a la matriz. Es decir, en ese caso, el proceso tomará un poco más de lo normal.

* Este escenario se puede comparar con una auditoría. Ya hemos visto los 5 pasos para una auditoría de la calidad tranquila.

Y con software de calidad?

Puede encontrar toda la información necesaria con unos pocos clics. Además, es posible analizar y comparar los datos en diversas opciones de gráficos e informes, para facilitar la toma de acción.

3. Pérdida de insights importantes del suelo de fábrica

Los datos están disponibles en los montes en el suelo de fábrica: datos relacionados con la calidad del producto, los datos de producción o la trazabilidad. Estos datos sólo ganan significado cuando lo utilizamos para algún fin, cuando los analizamos, aprendemos más sobre el proceso con ellos y los utilizamos para tomar acciones.

En el post Datos de Calidad en el piso de fábrica – no los desperdice, contamos el caso de un cliente que se benefició de los datos recogidos en el piso de fábrica para reducir sus costos con materia prima – principal costo del proceso en ese caso. El análisis de los índices de capacidad que llevó a la empresa a tener esta visión fue ampliamente facilitada por el uso del software InfinityQS.

Al recopilar datos en formularios de papel, estos insights quedan muy limitados, ya que dependen de cálculos que se harán manualmente o de la digitación de esos datos para alguna herramienta de análisis, como Excel o Minitab.

Y con software de calidad?

Es posible poner a disposición varias otras informaciones en los Gráficos de Control, como índices de capacidad y rendimiento (que pueden traer insights valiosos). También es posible notificar cuando algún valor está fuera de la especificación o cuánto el comportamiento del proceso violar alguna regla de alarma en los gráficos de control.

4. Demora para actuar a un problema

En la mayoría de las industrias que llenan todos los datos en forma de papel, sólo se trazan en el gráfico de control y se analizan al final del turno. En el peor de los escenarios, sólo al final de una semana entera de producción.

Si se produjo algún problema al principio del turno y no fue identificado “de cara”, los responsables serán notificados apenas al final del turno y tendrán que retrabajar la producción.

Y con software de calidad?

Cuando algún valor está fuera de especificación, fuera de control o presentar una tendencia, los responsables son notificados inmediatamente para tomar alguna acción.

La información está online y todos los involucrados tienen acceso a ellos en tiempo real, ya que todos los datos se centran. Es posible analizar los datos de producción en cualquier lugar de la fábrica, o incluso fuera de ella realizando un acceso remoto.

5. Dificultad para calcular los Límites de Control

Ya hemos visto la importancia de trabajar con Límites de Control, que representan los límites naturales de comportamiento del proceso, o la “Voz del Proceso”.

Cuando el control de calidad de un proceso de fabricación se basa en el Control Estadístico de Procesos, los Límites de Control se calcular para entender el comportamiento del proceso y lo que es capaz bajo ciertas condiciones.

Así es posible tener previsibilidad y anticipar problemas. A lo largo del tiempo esto ayuda a la empresa a acumular conocimiento sobre el proceso y minimizar los problemas.

Calcular los Límites de Control manualmente es una tarea laboriosa, es necesario colocar la mano en la masa para realizar estos cálculos. Además, al calcular manualmente, errores conceptuales como utilizar la desviación estándar global en el cálculo de los Límites de Control pueden terminar ocurriendo, como discutimos en ese post.

Y con software de calidad?

Los límites de control se calculan automáticamente y se actualizan según el progreso del proceso. Es posible trabajar con límites especiales, Límites de control económicos, procesamientos avanzados como CUSUM y EWMA con facilidad.

¿Los formularios en papel son incluso más baratos?

Hemos visto 5 dificultades que el uso de formularios en papel traen, pero también tenemos una hoja de cálculo que le ayudará a calcular cuánto puede ahorrar con el uso de software de SPC.

Ahora queremos saber:

Si utiliza formularios en papel para rellenar los registros, ¿cuál es su opinión sobre esto? ¿Tiene algún otro elemento que cree ser “problemático”?

¡Cuéntanos para nosotros en los comentarios!

 *Fuente:  4 Steps to Convert from Paper-based to Electronic Recordkeeping publicado en el blog de InfinityQS, asociado de HarboR

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