[:pb]De acordo com a ISO 9000:2005 as auditorias da qualidade são usadas para determinar em que grau os requisitos do sistema de gestão da qualidade foram atendidos. Elas avaliam os sistemas de qualidade utilizados para validar sua eficácia e encontrar pontos de melhoria da qualidade em processos, produtos ou serviços.

Devido a sua importância para o gerenciamento da qualidade, o momento da auditoria pode ser sinônimo de pânico. Para te ajudar com dias de auditorias mais tranquilos vamos levantar 5 Passos para uma Auditoria da Qualidade Tranquila:

1. Conhecimento do sistema de qualidade

Independente do seu sistema de qualidade ser computadorizado ou não, conhecer o sistema onde seus dados de qualidade são registrados é essencial para manter a calma na hora da auditoria. Saber onde procurar e como exibir os dados registrados irá economizar tempo e dor de cabeça durante a explanação das informações.

Sistemas de qualidade computadorizados, por exemplo o InfinityQS: software de gerenciamento de qualidade e implantação de CEP, permitem armazenar seus dados de qualidade pelo período de tempo desejado. Porém, é preciso saber qual relatório, gráfico ou tabela utilizar para visualizar seus dados da melhor maneira. Além de saber como visualizar os dados, também é necessário saber qual a combinação dos dados que devem ser exibidos para visualizar somente o necessário.

Por isso a importância de realizar treinamentos sobre o software ou outro sistema utilizado, desta forma você não terá dúvidas ao precisar resgatar dados históricos durante uma auditoria. Outro ponto importante é manter-se atualizado de qualquer alteração realizada no sistema, mantenha um controle de ajustes no sistema para que uma mudança realizada por uma pessoa possa ser reconhecida por qualquer usuário. Procedimentos operacionais padrões também ajudam a manter a calma quando for necessário utilizar o sistema durante períodos conturbados.

2. Cadastro de itens atualizados

Você já desenvolveu uma apresentação e somente no momento de apresentá-la para o público notou que alguns dados estavam desatualizados?

• Se sim, você sabe como se perde a credibilidade das informações quando isto acontece.
• Se não, vamos te ajudar a continuar fora desta situação.

Durante uma auditoria da qualidade tenha a certeza de que os cadastros dos seus dados mestres estejam atualizados.

Uma dica para manter os dados atualizados é seguir uma rotina de atualização. Assim que um ajuste é realizado em um cadastro, seja de limite de especificação, um produto que saiu de linha ou um novo produto que irá entrar no seu catálogo, faça uma atualização em todos os sistemas que utilizam estas informações. Não deixe para atualizar os dados somente quando for utilizá-los, pois você pode deixar passar despercebido informações desatualizadas.

Se você utiliza o software InfinityQS, temos uma dica fácil para te auxiliar a organizar seu banco de dados e não deixar mais disponíveis produtos que não são mais produzidos.

 3. Plano de causas e ações

Mantenha o seu sistema da qualidade atualizado com os registros de causas atribuíveis e ações corretivas para as não conformidades. Saiba onde encontrar estas informações para justificar as ações tomadas durante as resoluções de problemas. Além de registrar os eventos ocorridos, é importante conseguir comprovar a eficácia das ações tomadas.

Com o InfinityQS você consegue gerenciar o Workflow (fluxo de trabalho) para a sua linha de produção com o tratamento de não conformidades através dos registros de causas atribuíveis e ações corretivas. Para facilitar o gerenciamento dos eventos do seu processo, é possível criar Diários de Bordo com o resumo de todas as não conformidades da sua produção e Gráficos de Pareto que permitem avaliar a eficácia e reincidência das ações tomadas.

4. Rastreabilidade de informação

A rastreabilidade de informação durante uma auditoria facilita na identificação de modificações ao longo da utilização do sistema. Ou seja, quanto mais fácil de identificar o responsável, horário e motivo das alterações no sistema, mais fácil será para entender a situação atual e justificar os ajustes realizados. Você pode ler mais sobre sistemas de rastreabilidade no post Rastreabilidade no chão de fábrica – Por que fazer?

Com o InfinityQS você consegue obter a rastreabilidade do seu processo produtivo e a rastreabilidade de alterações do sistema. A rastreabilidade da produção é obtida através de informações de produto, processo/máquina, hora, lote, ordem, funcionário, fornecedores e outras características adicionais que permitam traçar quais etapas que o seu produto passou durante o processo produtivo. As informações do sistema são rastreadas com o registro do usuário e da hora de qualquer alteração do sistema, permitindo a identificação de quem e quando esta modificação aconteceu.

5. Segurança do sistema

Utilize um sistema de qualidade que permita trabalhar com diferentes permissões de acesso para diferentes usuários. Esta segurança garantirá que apenas usuários qualificados poderão realizar determinadas modificações no sistema, enquanto outros usuários só terão acesso à visualização e inserção de novos dados.

Por exemplo, no seu sistema de qualidade você pode ter os seguintes usuários do sistema:

• Administrador: permissão para alterar os cadastros do sistema (limites de especificação, limites de controle, cadastro de produtos, etc)
• Básico: permissão para inserir dados de coletas no sistema, não sendo possível realizar modificações do que já foi configurado.
• Visualização: permissão para visualizar e analisar os dados do sistema, sem permissões de adicionar ou modificar qualquer informação do sistema.

Com o software InfinityQS você possui esta facilidade no seu sistema de qualidade, além de ser suportado integralmente pela norma “FDA 21 CFR Part 11 – Electronic Records, Electronic Signatures”, garantindo a segurança dos registros e assinaturas eletrônicas. O InfinityQS também permite que um usuário consiga assinar registros que necessitam de verificações mais críticas – saiba mais em nosso post “Como o supervisor assina os registros utilizando o InfinityQS?”.

As auditorias da qualidade ajudam na identificação de pontos de aperfeiçoamento da qualidade e de melhoramento contínuo da sua empresa, por tanto estar preparado para “enfrentá-las” é fundamental.

E você, possui outra dica para ficar tranquilo durante os dias de auditoria? Compartilhe conosco suas experiências!

 [:es]Las auditorías de calidad se utilizan para determinar en qué grado se atendieron los requisitos del sistema de gestión de calidad. Ellas evalúan los sistemas de calidad utilizados para validar su eficacia y encontrar puntos de mejora de la calidad en procesos, productos o servicios.

Debido a su importancia para la gestión de la calidad, el momento de la auditoría puede ser sinónimo de pánico. Para ayudarte con días de auditorías más tranquilas vamos a levantar 5 Pasos para una Auditoría de la Calidad Tranquila:

1. Conocimiento del sistema de calidad

Independiente de su sistema de calidad ser computadorizado o no, conocer el sistema donde se registran sus datos de calidad es esencial para mantener la calma a la hora de la auditoría. Saber dónde buscar y cómo mostrar los datos registrados ahorrará tiempo y dolor de cabeza durante la explicación de la información.

Los sistemas de calidad computadorizados, por ejemplo el InfinityQS: software de gestión de calidad e implementación de SPC, permiten almacenar sus datos de calidad por el tiempo deseado. Sin embargo, es necesario saber qué informe, gráfica o tabla utilizar para visualizar sus datos de la mejor manera. Además de saber cómo visualizar los datos, también es necesario saber qué combinación de los datos que deben ser exhibidos para visualizar sólo lo necesario.

Por eso la importancia de realizar entrenamientos acerca del software u otro sistema utilizado, de esta forma usted no tendrá dudas al necesitar rescatar datos históricos durante una auditoría. Otro punto importante es mantenerse actualizado de cualquier cambio realizado en el sistema, mantener un control de ajustes en el sistema para que un cambio realizado por una persona pueda ser reconocido por cualquier usuario. Los procedimientos operativos estándares también ayudan a mantener la calma cuando es necesario utilizar el sistema durante períodos conturbados.

2. Registro de ítems actualizados

¿Usted ya desarrolló una presentación y sólo en el momento de presentarla al público notó que algunos datos estaban desactualizados?

• Si la respuesta es sí, usted sabe cómo se pierde la credibilidad de la información cuando esto sucede.
• Si la respuesta es no, vamos a ayudarle a continuar fuera de esta situación.

Durante una auditoría de calidad, asegúrese de que los registros de sus datos maestros estén actualizados.

Una sugerencia para mantener los datos actualizados es seguir una rutina de actualización. Una vez que un ajuste se realiza en un registro, sea de límite de especificación, un producto que salió de línea o un nuevo producto que entrará en su catálogo, haga una actualización en todos los sistemas que utilizan esta información. No deje para actualizar los datos sólo cuando vaya a utilizarlos, ya que puede dejar pasar desapercibido información obsoleta.

Si usted utiliza el software InfinityQS, tenemos un consejo fácil para ayudarte a organizar tu base de datos y no dejar más productos disponibles que yo no se producen.

3. Plan de causas y acciones

Mantenga su sistema de calidad actualizado con los registros de causas atribuibles y acciones correctivas para las no conformidades. Sepa dónde encontrar esta información para justificar las acciones tomadas durante las resoluciones de problemas. Además de registrar los eventos ocurridos, es importante lograr comprobar la eficiencia de las acciones tomadas.

Con InfinityQS usted puede administrar el flujo de trabajo para su línea de producción con el tratamiento de no conformidades a través de los registros de causas atribuibles y acciones correctivas. Para facilitar la gestión de los eventos de su proceso, es posible crear Informes de Eventos con el resumen de todas las no conformidades de su producción y Gráficas de Pareto que permiten evaluar la eficacia y reincidencia de las acciones tomadas.

4. Trazabilidad de la Información

La trazabilidad de información durante una auditoría facilita la identificación de modificaciones a lo largo del uso del sistema. Es decir, cuanto más fácil de identificar el responsable, horario y motivo de los cambios en el sistema, más fácil será para entender la situación actual y justificar los ajustes realizados. Puedes leer más sobre trazabilidad en el post Trazabilidad en el piso de fábrica – ¿Por qué hacer?

Con InfinityQS usted puede obtener la trazabilidad de su proceso productivo y la trazabilidad de los cambios del sistema. La trazabilidad de la producción se obtiene a través de información de producto, proceso/máquina, hora, lote, orden, empleado y otras características adicionales que permitan trazar cuales etapas que su producto ha pasado durante el proceso productivo. La información del sistema se rastrea con el registro del usuario y la hora de cualquier cambio del sistema, permitiendo la identificación de quién y cuándo ocurrió esta modificación.

5. Seguridad del Sistema

Utilice un sistema de calidad que permita trabajar con diferentes niveles de acceso para diferentes usuarios. Esta seguridad garantizará que sólo los usuarios cualificados puedan realizar ciertas modificaciones en el sistema, mientras que otros usuarios sólo tendrán acceso a la visualización e inserción de nuevos datos.

Por ejemplo, en su sistema de calidad usted puede tener los siguientes usuarios del sistema:

• Administrador: permiso para cambiar los registros del sistema (límites de especificación, límites de control, registros de productos, etc.)
• Básico: permiso para registrar datos de colectas en el sistema, no siendo posible realizar modificaciones de lo que ya fue configurado.
• Visualización: permiso para visualizar y analizar los datos del sistema, sin permisos de agregar o modificar cualquier información del sistema.

Con el software InfinityQS usted posee esta facilidad en su sistema de calidad, además de ser soportado íntegramente por la norma “FDA 21 CFR Part 11 – Electronic Records, Electronic Signatures”, garantizando la seguridad de los registros y firmas electrónicas. InfinityQS también permite que un usuario pueda firmar registros que requieran verificaciones más críticas – sepa más en nuestro post “¿Cómo el supervisor puede firmar los registros con el InfinityQS?”.

Las auditorías de calidad ayudan en la identificación de puntos de perfeccionamiento de la calidad y de mejora continua de su empresa, por tanto estar preparado para “enfrentarlas” es fundamental.

¿Y usted, tiene otro consejo para estar tranquilo durante los días de auditoría? ¡Comparta con nosotros sus experiencias”[:]