[:pb]Em plena era da tecnologia, cerca de 75% das indústrias fazem o seu controle de qualidade em formulários de papel*.

Pode parecer a opção mais barata e adaptável ao chão de fábrica, mas é sem dúvida pouco eficiente, pouco seguro, além de deixar muito espaço para que problemas como peças produzidas fora de especificação não sejam detectados no momento certo. Conheça mais sobre 5 perigos em utilizar formulários em papel.

A maioria das empresas precisa manter estes registros arquivados por pelo menos 10 anos o que resulta em arquivos, caixas e até salas cheias de formulários arquivados. Já imaginou o tempo consumido para fazer o rastreio de um lote após uma reclamação de cliente?

São inúmeras as vantagens que uma empresa irá obter ao migrar o controle de qualidade do papel para o meio eletrônico. Ainda assim, o processo de mudança pode ser estarrecedor para os envolvidos no projeto.

Seguem aqui as nossas dicas para tornar esse processo mais eficiente:

Foco na usabilidade do sistema

Para que a implantação seja bem sucedida é necessário envolver pessoas que realmente conhecem o processo e estão conectadas com a realidade do chão de fábrica. De nada adianta configurar uma interface de coleta de dados muito bonita se ela não se adéqua à dinâmica de trabalho dos operadores que farão a coleta de dados.  Se o sistema não estiver adequado, a coleta de dados será falha e sem dados não há controle de qualidade.

Padronizar nomenclaturas

Com um sistema baseado em formulários de papel, é possível que um mesmo produto ou processo seja chamado de diferentes nomes dependendo da pessoa que criou o formulário utilizado ou da área da empresa que deu nome ao produto.

Padronizar nomenclaturas é de uma importância fundamental pois assim os registros estarão armazenados logicamente e serão facilmente encontrados, economizando tempo para fazer buscas.

Dicas importantes para começar:

• Manter nomes curtos, mas significativos
• Evitar repetições e redundâncias desnecessárias
• Utilizar o mesmo padrão já usados em outros sistemas (ERP,MES, etc..), pode ser importante se no futuro você quiser fazer uma integração entre os mesmos.

Não esperar que o sistema resolva problemas

Ao implantar um sistema eletrônico de controle de qualidade, é comum que muitas pessoas dentro da organização criem a falsa ideia de que o sistema será a solução para todos os seus problemas. É importante ter claro que um sistema eletrônico irá centralizar informações facilitando a busca de dados e fornecer dados em tempo real permitindo que a tomada de ação seja rápida. Porém, o sistema por si só não resolve nenhum problema, tampouco traz melhorias de processo.

Definir estratégia de Implantação e Treinamento

Começar pequeno e expandir gradualmente. O ideal é começar por áreas críticas de controle de qualidade, onde os resultados da mudança serão sentidos mais rapidamente. Essa abordagem irá permitir que os envolvidos se tornem aos poucos mais confortáveis com o sistema. Aqui você pode conferir nossa sugestão de estratégia para a implantação do sistema InfinityQS.

Ao expandir gradualmente o sistema para outras áreas, a mudança será menos maçante para os usuários e para a produção como um todo. A medida que os usuários se familiarizarem com o sistema, eles irão se envolver mais com o uso deste, fazendo sugestões para a melhoria do mesmo.

Além disso, é preciso garantir que todos os envolvidos conhecem o software, estejam usando o mesmo corretamente e possam aproveitar o máximo de suas funcionalidades. Para isso, é recomendável fornecer treinamento especializado aos usuários chaves e nomear um usuário “master”, responsável por monitorar os registros realizados, auxiliar e esclarecer dúvidas dos usuários durante o período de adaptação.

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En la era de la tecnología, aproximadamente 75% de las industrias realizan su Control de Calidad en formularios de papel*.

Puede parecer la opción más barata y adaptable al piso de fábrica, pero sin duda es poco eficiente, poco seguro, además de dejar mucho espacio para que problemas tales como piezas producidas fuera de especificación no sean detectadas en el momento adecuado.

La mayoría de las empresas tienen que mantener estos registros archivados por lo menos 10 años, lo que resulta en archivos, cajas y salas llenas de formularios. ¿Ya imaginaste el tiempo consumid o para hacer el rastreo de un lote después de una queja de un cliente?

Son muchas las ventajas que una empresa tendrá al migrar el Control de Calidad del papel a los medios electrónicos. Aún así, el proceso de cambio puede ser aterrador para los involucrados en el proyecto.

A continuación nuestros consejos para que este proceso sea más eficiente:

Centrarse en la usabilidad del sistema

Para que la implementación sea exitosa es necesario involucrar a las personas que realmente conocen el proceso y que están conectadas con la realidad del piso de fábrica. No sirve de nada tener una interfaz de captura de datos muy bonita si ella no se ajusta a la dinámica de trabajo de los operadores que recogeran los datos. Si el sistema no es adecuado, la recopilación de datos fallará y sin datos no hay Control de Calidad.

Estandarizar las nomenclaturas

Con un sistema basado en formularios de papel, es posible que el mismo producto o proceso se denomine de diferentes formas dependiendo de la persona que creó el formulario o de el área de la empresa que dio el nombre al producto.

Estandarizar nomenclaturas es de fundamental importancia porque así los registros se almacenan lógicamente y se puede encontrarlos fácilmente, ahorrando tiempo para hacer búsquedas.

Consejos importantes para comenzar:

• Mantener nombres cortos pero significativos
• Evitar la repetición y la duplicación innecesaria
• Utilizar el mismo patrón que ya se utiliza en otros sistemas (ERP,MES, etc…), puede ser importante en el futuro si desea realizar una integración entre estos sistemas.

No esperar que el sistema resuelva problemas

Al implementar un sistema electrónico de Control de Calidad, es común que muchas personas dentro de la organización críen la falsa idea de que el sistema va a ser la solución a todos sus problemas. Es importante tener claro que un sistema electrónico centralizará la información facilitando la búsqueda de datos y proporcionará datos en tiempo real permitiendo que la toma de acción sea rápida. Sin embargo, el sistema por sí solo no resuelve ningún problema, ni tampoco mejora los procesos.

Establecer Estrategia de Implementación y Entrenamiento

Empezar poco a poco y ampliar gradualmente. Lo ideal es comenzar por las áreas críticas del Control de Calidad, donde los resultados de los cambios se sentirán con mayor rapidez. Este enfoque permitirá a los involucrados sentirse poco a poco más cómodos con el sistema. Aqui puede consultar nuestra sugerencia de estrategia para la implementación del sistema InfinityQS.

Al ampliar gradualmente el sistema a otras áreas el cambio será menos agotador para los usuarios y para la producción como un todo. A medida que los usuarios se familiaricen con el sistema, van a involucrarse más con el uso de esta, haciendo sugerencias de mejora de este.

Además, hay que asegurarse de que todos los participantes conocen el software, están lo utilizando correctamente  y pueden disfrutar  lo máximo de sus funciones. Por lo tanto, se recomienda proporcionar una formáción especializada para los usuarios clave y designar un usuário “master”, responsable de monitorear los datos registrados, ayudar y responder las preguntas de los usuarios durante el período de adaptación.

 *Fuente:  4 Steps to Convert from Paper-based to Electronic Recordkeeping publicado en el blog de InfinityQS, asociado de HarboR

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